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파수닷컴의 문서관리 플랫폼 ‘랩소디(Wrapsody)’는 금융, 기업, 제조 등 다양한 분야에서 적용사례를 만들어 나가면서 생산성 향상과 동시에 보안성을 증대할 수 있다는 사실을 입증하고 있다.
랩소디는 기업 내의 문서를 중심으로 보안과 문서 자산화, 그리고 문서를 매개체로 하는 협업을 통합적으로 제공하는 문서관리 플랫폼이다. 이 솔루션은 문서식별기술을 기반으로 저장 위치와 관계없이 디지털문서를 파악하고 항상 최신 상태로 유지해 효율적인 문서 공유/협업 환경을 제공한다. 또한 사용성을 고려한 효과적인 보안기능을 제공하여 조직의 소중한 자산인 문서의 생성시점부터 관리하고 보호해 준다.
편의성·보안 두마리 토끼 잡은 문서관리 플랫폼
과거에는 보안과 편의성을 서로 정반대의 성격으로 보고 한쪽을 높이면 다른 쪽이 낮아지는 것으로 생각했다. 하지만 최근 기업 내에 도입되는 보안은 편의성을 최대한 떨어지지 않게 하면서도 소기의 목적을 달성해야 하는 요구에 직면하고 있다.
이에 보안과 협업, 문서의 자산화를 각각 구축하는 것보다 편의성과 보안 그리고 관리의 효율을 함께 고려해 설계함으로써 통합된 기능으로 제공하는 단일 솔루션을 도입하는 것이 가장 바람직하다.
랩소디는 문서 저장 위치에 상관없이 버전관리와 자동 동기화를 통해 비즈니스 효율성을 향상시키고, 편리한 문서 공유·협업 환경을 제공한다. 문서저장, 관리, 유통시스템에 흩어져 있던 문서를 전사적 관점에서 포괄하고 PC·모바일 등 다양한 단말 환경을 지원, 문서 플랫폼 관점에서 전사 문서로 유연하게 확장할 수 있다.
랩소디 플랫폼을 통해 취득한 문서 사용로그, 문서 내용을 분석해 업무에 필요한 유사문서/연관문서를 빠짐없이 제공하고, 효율적인 업무 배분의 근거를 마련할 수 있다. 사용자의 문서 활용 방식과 관리자의 업무 관리 방식을 획기적으로 개선시킨다.
또한 랜섬웨어로 인한 중요 문서의 유실에 대비할 수 있다. 별도의 백업 시스템을 설치하지 않아도 문서가 저장되는 시점에 랩소디 서버에 실시간 자동 백업된다. 문서가 버전 별로 백업돼 PC 파일이 랜섬웨어에 감염되더라도 손쉽게 서버에 보관된 백업 문서를 활용해 복구할 수 있다. 문서를 복구할 경우에는 손쉽게 최신 업무 환경 그대로 완벽하게 복원할 수 있다.
문서보안·자산화·고객정보 보호 ‘OK’
금융 서비스 업체 A사의 경우, 계열사를 통해 금융관련 신규 사업을 추진하면서 문서 보안과 자산화 두 가지를 단기간 내에 해결해야 했다. 신규 사업 초기 단계에 문서 보안과 자산화를 별개의 프로젝트로 진행해 시스템을 구축할 때 두 시스템 간의 원활한 연동과 교육을 위해 내부적으로 많은 시간이 할애되어 정해져 있는 사업 출범 시기를 맞추기 어려울 것으로 판단했다.
이 두 가지 요구사항을 함께 해결할 수 있는 솔루션으로 랩소디를 도입하여 최단 기간 내에 시스템 구축과 내부 사용자의 교육을 진행함으로써 비용 및 시간 측면에서 절약을 할 수 있었다.
종합자산관리업체 C사는 사업 모델의 특성 상 다수의 고객들을 대상으로 제안서와 세부 진행 내역을 포함한 문서들을 다량 보유하고 있었다. 이에 문서들에 포함된 민감한 고객 정보를 보호하기 위해 철저한 보안 및 자산화 관리가 필요했다.
하지만 문서의 보안을 강조하다 보면 실제로 현업에서 일하는 직원들은 업데이트되는 고객 서비스를 원활하게 제공할 수 없는 상황이 잦았다. 이러한 문제를 해결하고 회사의 주요 정보에 대한 보안성을 유지하기 위해 랩소디를 도입했다.
랩소디를 적용한 이후에는 사용자가 크게 신경을 쓰지 않아도 중요 문서가 생성되거나 수정될 때마다 자동으로 서버에 백업되어 버전 별로 관리됐으며, 사용 내역이 상세하게 기록되어 원천적으로 고객의 정보가 담긴 중요 문서의 오남용을 방지할 수 있게 됐다. 또한 퇴사자와 부서 이동 등의 변동 사항에 따라 기존 권한의 회수와 변동이 가능하게 됐으며, 변경된 정보는 권한이 있는 경우 자동으로 업데이트됐다. 이에 고객 업무에 혼선을 미연에 방지할 수 있게 됐으며, 서비스 품질의 향상을 가져올 수 있었다는 내부 평가를 받고 있다.
랜섬웨어 대응 위해 문서보안 플랫폼 도입
제 3금융기관인 P사는 랜섬웨어에 대한 피해를 막기 위해 네트워크에 대한 보안 솔루션을 구축했지만, 변종 바이러스의 경우 대응 기간 내에 노출되는 위험을 100% 차단할 수 없었기에 일부 직원들의 PC가 무력화되어 업무 공백이 생기는 경우가 발생했었다.
이를 해결하기 위해 백업 솔루션을 도입했지만 주기 별로 백업을 진행해야 했으며, 그 사이 감염될 경우 추가했던 일부 문서의 유실을 막을 수 없는 단점이 있었다. 이에 기존 백업 솔루션처럼 현업의 담당자가 직접 백업을 진행하지 않고도 자동으로 문서를 안전하게 보호할 수 있는 랩소디를 도입했다.
랩소디를 적용한 이후에는 매번 수정하고 저장할 때마다 버전 별로 자동 백업이 이루어져 100% 완전무결한 문서의 보호를 할 수 있게 됐으며, 필요에 따라 PC의 원래 저장위치로 문서들을 복원하는 기능을 제공하여 랜섬웨어 등의 강력한 바이러스에도 대응할 수 있게 됐다.
랩소디를 도입하여 사용 중인 다국적 기업의 IT 담당자는 “랩소디를 도입함으로써 다수의 임직원이 참여하는 공동 작업의 효율이 매우 높아졌고, 이와 동시에 문서 별 접근 제어 관리 기능, 권한 관리 기능을 통해 사내 문서들에 대한 보안성 또한 함께 높아졌다”며 “안전한 문서 보안 환경에서 실시간으로 문서 중심의 의견을 주고 받으며 필요한 경우 열람 요청을 통해 협업에 대한 프로세스가 보다 더 원활하게 진행될 수 있게 됐다”고 덧붙였다. |
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