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영상 협업 시장 리더 폴리콤은 무선 프레젠테이션 시장을 선도하고, 고객에게 보다 편리한 콘텐츠 공유 경험을 선보이기 위해 강력한 무선 프레젠테이션 솔루션인 ‘폴리콤 파노(Polycom Pano)’를 선보였다. 폴리콤 파노는 직관적인 사용자 인터페이스를 제공해 별도의 교육 없이도 누구나 쉽게 사용할 수 있을 뿐만 아니라 PC, 태블릿, 스마트폰 등 다양한 기기들과 연결할 수 있다. 또한 영상, 문서, 이미지 등 다양한 콘텐츠를 4K 해상도로 공유해 효율적인 협업과 보다 신속한 의사결정을 지원한다. <편집자>
IT 기술을 업무에서 사용하는 것은 일상적인 일이다. 기업 규모를 막론하고 대부분의 기업이 회의실에 회의 콘텐츠 공유를 위한 디스플레이를 갖추고 있다. 하지만 기존의 콘텐츠 공유 솔루션 대다수는 사용이 불편하고, 기기를 연결하는데 시간이 오래 걸린다는 단점이 있다. 발표자가 자료를 공유하기 위해 컴퓨터를 협업 솔루션에 연결해 화면을 공유하는데 많은 시간이 소요되고, 심지어는 IT 팀의 도움을 기다려야 하는 경우도 있다.
회의를 하는 궁극적인 이유는 업무를 보다 효율적으로 진행하기 위함이다. 그러나 회의 준비에 시간과 자원이 낭비되다 보니 회의에 대한 일반적인 인식이 마냥 좋지만은 않다. 지난 2월 대한상공회의소가 공개한 ‘국내기업의 회의문화실태와 개선해법’ 보고서에 따르면 직장인들이 국내 기업의 회의 문화에 매긴 점수는 100점 만점에 45점이었다. 특히 회의 효율성은 38점으로 한참 낮게 나타났다. 해당 보고서에서 직장인들은 1주에 평균 3.7회의 회의를 하는데 그중 절반인 1.8회는 불필요한 회의라고 답했다.
이렇듯 불필요하고, 비효율적인 회의로 인해 많은 시간이 낭비되고 있지만 그렇다고 회의를 아예 하지 않을 수도 없는 노릇이다. 이러한 문제에 대한 해결책으로 폴리콤은 불필요한 회의로 생산성이 떨어지는 것을 방지하기 위해 ‘15분 회의’를 제시했다. 15분 회의는 명확하게 도달하고자 하는 목표가 있을 때 회의를 열고 직원들이 생산성을 유지하기 위해 고안된 회의 방법이다.
회의 효율화 위한 콘텐츠 공유 중요
우선 15분 회의를 진행하기 위해서는 이 회의가 정말 필요한 것인지 생각해야 한다. 여러 참석자의 분주한 스케줄을 맞추는 것 또한 시간 낭비일 수 있다. 이메일이나 즉석 영상 통화를 통해 해결할 수 있는 사안인지 아니면 꼭 대면 회의가 필요한 것인지 먼저 확인한다.
그 다음으로는 회의 주제나 안건을 명확하게 하고, 해당 안건과 관련이 있는 사람들만 회의에 초대해야 한다. 회의 전에 각 참여자에게 명확한 안건을 제공하고, 각 안건에 대한 토론 시간을 정해두면 짧은 시간에도 정해진 안건을 모두 처리할 수 있다. 불필요한 인원의 참석은 회의 분위기를 흐릴 수도 있어 꼭 필요한 사람만 초대해야 한다.
회의를 할 때는 정시에 시작하고, 정해진 시간에 끝내야 한다. 참석자가 정시에 회의실에 도착하거나 로그인하도록 하고 반드시 정해진 시간에 회의를 시작해야 한다.
효율적인 회의 진행을 위해서는 기업 내 문화 조성만큼이나 중요한 것이 콘텐츠 공유다. 15분 회의를 위한 모든 규칙을 지켰더라도 회의를 준비하고, 자료를 공유하는데 시간이 한참 걸리면 모두 소용없게 된다. 누구나 쉽게 음성, 영상, 콘텐츠를 공유할 수 있도록 지원하는 솔루션을 도입해 회의 경험을 개선하는 것이 중요한 이유다.
무선 프레젠테이션 솔루션, 양방향 의사소통 지원
사용하기 쉬운 솔루션에 대한 수요는 꾸준하고, 영상 협업 솔루션 제조사는 이러한 수요를 충족시키기 위해 다양한 제품을 선보이고 있다. 회의 초대 수락과 함께 회의 일정이 자동 캘린더 등록 기능, 다양한 기기에서 접속 가능한 가상 회의실은 이제 더 이상 새로운 것이 아니다.
회의 효율성을 높이기 위해 회의와 관계없는 소음은 제거해주는 노이즈 캔슬링 기술, 카메라가 자동으로 발언자를 추적해 화면에 확대해 보여주는 기술, 화이트보드 기능을 통해 회의 참석자들이 콘텐츠를 실시간으로 수정하고, 도표나 그림을 그리며, 수정 내용을 즉각 공유하는 기술도 개발돼 원활한 회의를 도와준다.
최근에는 무선 프레젠테이션 솔루션이 출시돼 협업을 한층 더 편리하게 만들어주고 있다. 보통 회의를 할 경우 필수로 공유되는 것이 회의 자료다. 발표자는 발표 자료가 담긴 기기를 디스플레이와 연결해 화면에 자료를 공유한다.
하지만 각 개인이 사용하는 기기가 노트북, 태블릿, 스마트폰 등으로 다양해지면서 적합한 케이블을 찾아 연결해 콘텐츠를 화면에 표출하는 것만으로도 시간이 오래 걸리곤 한다. 또한 다른 회의 참석자들의 자료를 공유하는 것 역시 쉽지 않아 회의가 일방적으로 진행되기 쉽다.
무선 프레젠테이션 솔루션은 노트북, 스마트폰, 태블릿 등에 담겨있는 콘텐츠를 대형 디스플레이에 무선으로 공유하는 기술이다. 발표자는 물론 회의 참석자 누구나 자신이 사용하는 디바이스를 디스플레이에 연결해 회의실에서 다른 사람들과 정보를 바로 공유할 수 있기 때문에 진정한 의미의 양방향 의사소통이 가능해진다.
무선 프레젠테이션 기술을 사용하면 각 기기에 맞는 케이블을 찾거나 케이블 길이 때문에 자리를 재배치하는 등 콘텐츠 공유에 드는 시간을 대폭 줄일 수 있다. 사용법도 간편해 누구나 쉽고 간단하게 콘텐츠를 공유할 수 있어 IT 팀에 지원을 요청할 필요도 없다.
폴리콤 파노, 편리한 콘텐츠 공유 ‘OK’
영상 협업 시장 리더인 폴리콤은 최근 각광받는 무선 프레젠테이션 시장을 선도하고, 고객에게 보다 편리한 콘텐츠 공유 경험을 선보이기 위해 강력한 무선 프레젠테이션 솔루션인 ‘폴리콤 파노(Polycom Pano)’를 선보였다.
폴리콤 파노는 간단하고 익숙한 방식으로 PC, 태블릿, 스마트폰과 연결할 수 있다. 파노가 설치된 회의실에 들어가면 화면에 연결 과정에 대한 안내가 표시된다. HDMI 케이블을 사용한 유선 연결과 애플 에어플레이(Airplay), 윈도우 미라캐스트(Miracast) 등과 같은 무선 연결 기술을 모두 지원해 사용자 편의성을 극대화했다. 에어플레이나 윈도우 미라캐스트를 지원하지 않는 기기는 폴리콤 웹 사이트에서 폴리콤 파노 앱을 다운로드해서 IP만 입력하면 간단하게 파노와 연동된다.
폴리콤 파노는 직관적인 사용자 인터페이스를 제공해 별도의 교육 없이도 누구나 쉽게 사용할 수 있을 뿐 아니라 영상, 문서, 이미지 등 다양한 콘텐츠를 4K 해상도로 공유한다. 한 화면에 최대 4개의 소스를 동시에 공유할 수 있기 때문에 정보를 나란히 두고 직접 비교할 수 있다.
이를 통해 발표자 한 명에 의해 진행되는 일방적인 발표가 아닌 여러 사람이 아이디어를 모으는 진정한 의미의 협업이 가능하다. 또한 회의 참석자들은 효율적으로 협업을 수행하고 보다 신속하게 의사결정을 내릴 수 있다.
영상회의 시스템과도 완벽 연동
파노와 호환되는 터치 디스플레이나 표준 USB 마우스를 연결하면 전자 블랙보드와 공유 콘텐츠에 대한 판서 기능을 사용할 수도 있다. 전자 블랙보드를 사용하기 위해서는 간단히 보드를 탭하면 된다. 스크린샷에서만 판서를 지원하는 다른 솔루션과는 달리 파노는 라이브 영상을 포함해 유무선으로 공유되는 모든 콘텐츠에 판서를 할 수 있다. 파노의 전자 블랙보드와 판서 기능을 활용하면 핵심 내용을 강조하거나 그림을 그려 듣는 사람의 이해를 도울 수 있다.
파노를 사용하면 원거리에서 영상 협업으로 회의에 참여하고 있는 참석자와도 현장에 있는 것처럼 원활하게 콘텐츠를 공유할 수 있다. 파노는 영상회의 시스템과 완벽히 연동돼 화면에 표시된 내용과 판서 내용을 원격회의 참여자에게 그대로 전달한다. 폴리콤의 영상회의 솔루션은 물론 HDMI 연결을 지원하는 타사의 영상회의 솔루션과도 함께 사용할 수 있다. |
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