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각종 지식정리 체계화로 업무 효율·생산성 향상 |
| EKP(Enterprise Knowledge Portal) |
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최근 EKP가 구축되고 있거나 EKP를 필요로 하는 기업이나 조직은 그룹개념의 ‘계열사/지주사/협력사’를 모델로 하는 경우가 많다. EKP는 이러한 모델 하에서 효과적인 업무 효율성과 정보의 공유를 높임으로써 시너지를 창출할 수 있도록 한다. EKP에 대해 알아본다.<편집자>
송형규 //
가온아이 솔루션사업부 이사
mtboss@kaoni.com
EKP(Enterprise Knowledge Portal)란 기업의 업무효율화를 통한 경쟁력 제고를 위하여 그룹웨어, ERP, CRM, SCM, EDMS, KMS 등과 같은 다양한 업무용 시스템들을 웹 기반의 단일화된 표준 인터페이스로 통합해 활용하기 위해 개발된 시스템을 말한다. 기업과 조직은 EKP를 통하여 기업 및 조직의 내 외부에 산재해 있는 각종 지식을 정리, 체계화해 활용하며, 사용자간의 협업, 그리고 각 업무시스템의 지식을 사용자의 요구에 맞게 서비스할 수 있게 됨으로써 업무 편의성은 물론 생산성까지 높일 수 있다.
<그림 1>은 일반적인 EKP를 구성하는 로그인(Single Sign-On), 사용자에게 필요한 정보의 개인화(Personalization), 협업(Collaboration), 시스템연동 및 통합검색, 그리고 최근 들어 이슈화 되고 있는 UC(Unified Communications)등을 도식화한 것이다. <그림 1>에서 보는 바와 같이 EKP는 그 자체로 하나의 완성품이라고 할 수 있는 제품들이 모여서 구성된 시스템이다. 그러므로 각 시스템간의 도입 목적과 연계 포인트를 명확하게 정의하고 도입해야만 구축 과정에서의 혼란을 최소화하고 효율적인 시스템 환경을 구현할 수 있다.
단일 인터페이스 기업 포털 ‘인기’
1990년대 후반까지 기업은 업무활용의 수단으로 그룹웨어, KMS, EDMS, ERP, CRM 등의 개별업무시스템을 구축 활용했다. 이들 시스템들은 그 다양한 종류만큼이나 도입된 시기와 목적, 환경이 서로 달랐다. 따라서 이들 시스템들을 단일 창구를 통해 운용하려고 하는 요구는 끊임 없이 제기됐으나 단순히 포털이라는 페이지에 묶어 놓는 것만으로는 포털을 도입한 경우의 장점을 높일 수가 없었고, 필요한 정보를 찾기에도 힘들었기 때문에 효율적인 업무처리에 어려움이 있었다. 이에 따라 복잡한 조직 내외부의 다양한 시스템과 정보들을 단일 인터페이스로 통합 연계함으로써 사용자의 요구에 맞게 서비스를 제공하고 업무의 편의성 및 생산성까지 높일 수 있는 새로운 개념으로서의 기업포털(Enterprise Portal)이 빠르게 확산됐다.
여기에 IT 활용에 능숙한 신세대들의 급성장에 따른 사회적 그리고 감성적인 환경변화, 언제 어디서나 정보통신 서비스를 이용해야 하는 유비쿼터스 정보통신 환경, 비즈니스 환경의 광역화 및 글로벌화, 개인의 복지, 건강, 문화 등의 중요성 증가 및 인식 확산이라는 개인 삶의 가치관 변화 등 2000년 이후 그 변화 속도가 더욱 가속화된 개인 업무환경의 변화도 기업포털의 확산에 주요 원인으로 작용했다.
기업과 조직에서 운영하는 시스템은 크게 그룹웨어, EDMS, KMS 등과 같이 전직원을 서비스 대상으로 하는 정보계 시스템과 ERP, CRM 등 특정 부서 또는 특정 개인을 서비스 대상으로 하는 기간계 시스템으로 구분된다. 따라서, EKP는 그룹웨어, EDMS, KMS 등의 단위 시스템의 데이터를 주요 항목으로 구성하고 다양한 기간계 시스템(ERP, CSM 등)의 데이터는 포틀릿/가젯 형태의 풀(Pool)로 제공해 단일 인터페이스 안으로 통합이 되더라도 시스템 별로 가지는 고유의 특성은 극대화할 수 있도록 한다.
업무 지연시간 최소화, 비용절감 ‘직결’
EKP를 도입함으로써 기대되는 효과는 다음과 같이 정리할 수 있다. 우선, 한번의 로그인으로 업무별 단위 시스템에 원스톱(One-Stop) 접근이 가능하다. 둘째, 기업과 조직 내에 분산돼 있는 정보와 지식을 통합 관리할 수 있다. 셋째, 통합검색을 통해 필요한 정보와 지식을 신속하게 검색해 활용할 수 있으며, 넷째, 개인별로 업무에 필요한 페이지를 구성할 수 있고, 다섯째, 시간과 장소의 구분 없이 업무가 끊임 없이 흐를 수 있도록 한다.
하지만 EKP가 도입되면서 가장 눈에 띄는 효과는 업무를 처리하는 과정에서 발생하는 시간을 효과적으로 줄일 수 있다는 것이다. 보통 하나의 업무가 처리되는 과정에서 80% 이상을 차지하는 시간은 업무를 처리하는 시간이 아니라 업무를 처리하기 위해 기다려야 하는 업무 지연시간이다. EKP는 바로 이러한 업무 지연시간을 최소화 시킨다. 기업이나 조직에서 처리되는 업무의 업무지연시간을 각 단계별로 10분씩만 줄인다고 생각해 보자. 그 줄어든 시간은 결국 기업의 효율화와 비용 절감을 통한 경쟁력 향상으로 보답하게 된다.
EKP는 이상과 같은 뛰어난 업무 활용성과 효율성, 도입 효과 등을 통해 2000년 들어 기업의 업무용시스템의 변화를 주도하기 시작했다. 거의 모든 정보계 시스템을 아우르는 EKP의 특징은 전체 기업용 S/W 발전에도 기여하게 되는데, 다른 기업용 S/W 보다도 더욱 적극적으로 위키, 블로그, RIA(Rich Internet Architecture), 에이잭스(Ajax) 및 UC(Unified Communications)와 같은 최신의 기술 트렌드를 적용하고 있다.
최근 EKP가 구축되고 있거나 EKP를 필요로 하는 기업이나 조직은 그룹개념의 ‘계열사/지주사/협력사’를 모델로 하는 경우가 많다. EKP는 이러한 모델 하에서 효과적인 업무 효율성과 정보의 공유를 높임으로써 시너지를 창출할 수 있도록 한다.
다양한 업무시스템 연계한 지식 활용
EKP는 하나의 솔루션이 아니라 그룹웨어, EDMS, KMS, BPM 등 다양한 업무시스템들을 지식의 활용이라는 개념으로 유연하게 통합하고 융합한 복합적인 시스템이다. 특히, 2000년대 초반의 단순한 ‘포털’및 ‘지식관리’기능에서 이제는 각 단위별 업무시스템들과 사람, 업무를 하나로 연계하는 모습으로 발전하고 있으며, 이러한 연계가 시간과 공간의 제약 없이 끊임 없이 흐를 수 있도록 하는 모습으로 발전되고 있다. 이에 따라 (1)EKP와 BPMS(Business Process Management System)을 기반으로 한 프로세스 기반의 EKP 구축사업 (2)UC를 기반으로 하는 실시간 커뮤니케이션 구축사업 (3)단일화된 창구를 통하여 지식기반 포털 서비스를 제공하는 진화된 KMS 구축사업이 활발하게 진행되고 있다.
EKP 시장은 그룹웨어, EDMS, KMS 등 기업 정보시스템에 대한 통합요구 및 기업포털로의 확장 및 컨버전 되고 있는 추세이고, 금융권 및 대기업, 공공기관을 중심으로 도입률이 높게 나타나고 있다. 최근 들어서는 중견기업 및 SMB 시장에서의 그룹웨어 업그레이드 및 재구축 수요와 맞물려 이 시장에서의 EKP 수요도 늘어날 것으로 보인다. 이러한 EKP 시장의 꾸준한 성장은 기업의 정보시스템이 복잡해지고 이종 솔루션들의 도입이 늘어나면서 기업 내부는 물론이고 외부까지 정보 생산 및 그 수요 범위가 확대되고 정보의 양이 급증하고 있기 때문이다.
EKP 시장의 활성화에 있어서 가장 큰 변수는 그룹웨어와 KMS라고 볼 수 있다. 특히 공공기관의 경우 지식관리시스템의 고도화 및 도입이 확산되고 있으며, 중앙행정기관과의 지식공유를 위한 KMS 간 연동작업도 진행중이다. 또한 2008년부터 중앙정부기관의 경우 전자문서관리시스템(그룹웨어)이 업무관리시스템으로 통합돼 이에 대한 교체작업도 2008년 말부터 점차적으로 진행될 것으로 보인다.
얼마 전 정부에서 실시했던‘그룹웨어/자료관’ 도입사업은 현재 중앙정부기관을 넘어 산하단체에까지 그 영향력이 미치고 있다. 따라서, 이의 사례를 통해 업무관리시스템의 도입이 새로운 시장을 창출할 것으로 기대된다.
하지만 EKP시장의 지속적인 활성화 및 발전을 위해서 가장 중요한 것은 S/W 개발업체들이 IT 시장 변화에 맞춰 위키, 블로그, RSS(Rich Site Summary), RIA, 에이잭스, UC 등의 최신의 기술을 꾸준히 적용하고 융합해 고객들의 변화하는 요구에 부응하고 있다는 것이다.
EKP, “웹2.0을 반영하라”
EKP 개발 및 구축을 주력 사업분야로 영위하고 있는 그룹웨어, KMS, 포털 분야의 업체들은 기술적으로 엔터프라이즈2.0, 웹2.0 과 같은 새로운 기술적 트렌드를 적극적으로 솔루션에 반영하려고 한다. 즉, 새로운 기술적 트렌드를 일부 기능에만 적용하여 제공하는 것이 아니라 솔루션 전체를 이 새로운 기술적 트렌드 위에 구현해 시장에 강한 인상을 주려고 하는 것이다.
이를 위해 특성화된 솔루션을 바탕으로 기존의 EKP의 업그레이드 노력도 꾸준히 진행되고 있으며, 그 결과를 중견 및 중소기업(SMB)에 적용함으로써 시스템의 활용성과 고객의 만족도를 향상시키고 있다. 또한, 정부의 업무관리시스템의 도입에 따라 새롭게 창출된 시장에서의 선도기업이 되기 위해 기존 시스템에 대한 업그레이드와 함께 각 기업간의 파트너십을 강화하고 있다.
EKP는 기술발전 및 근무환경의 변화에 적극적으로 부흥하면서 진화돼 왔다. ‘C/S 환경에서 웹 환경으로의 전환’, ‘html 포맷의 활성화’, ‘인터넷 접속 환경의 발전’, ‘시스템간의 통합성’ 등은 지금의 EKP를 개발한 그 기술적 진화의 과정이다. 지금까지의 진화가 주로 기술적 변화를 적용하는 것이었다면 이제는 어떤 새로운 기술적 트렌드를 받아들여 시스템에 적용하느냐 하는 것과 함께 그것이 얼마나 유연하게 적용되느냐에 집중될 것이다.
이런 관점에서 통합 커뮤니케이션(UC)과 웹2.0에 주목할 필요가 있다. UC는 이메일, 메신저, 디지털 컨퍼런싱, IP 텔레포니 등의 다양한 커뮤니케이션 도구를 사용해 다양한 사용자 환경을 지원함으로써 유비쿼터스, 실시간 커뮤니케이션 환경을 구현하는 것을 말한다. <그림 2>는 일반 기업에서 가장 많이 사용하는 EKP 시스템의 기능인 전자결재와 UC가 결합된 모습이다. 아래에 보면 각 담당자 앞에 사용자의 온/오프라인 여부, 회의와 같은 다양한 상태 정보를 실시간으로 확인할 수 있으며, 이와 같은 상태정보를 활용하여 원 클릭으로 전화 걸기, 메일 보내기, 대화하기, 모임예약하기 등 다양한 커뮤니케이션 도구들을 활용할 수 있다.
이러한 UC와 EKP의 접목은 UC가 제공하는 실시간 커뮤니케이션 환경을 통해 업무와 사람과 일을 시간과 장소에 관계 없이 융합할 수 있도록 한다는 점에서 기업 경영 혁신을 위한 최고의 화두인 RTE(Real Time Enterprise)를 손쉽게 구현할 수 있다는 장점을 제공한다. 또한 웹2.0을 포털의 주요 기능으로 발전 시킴으로써‘개인사이트, 팀 사이트’는 물론 필요에 따라 블로그, 위키 등을 통해 기존의 KMS와 CoP(Community of Practice)를 활성화 할 수 있으며, 이를 통해 정보의 유통을 보다 수월하게 하여 다양한 정보를 지식으로 발전시킬 수 있다.
기업 경쟁력 강화의 필수 도구
지금까지는 EKP 자체에 대한 설명에만 국한했지만, EKP를 말하면서 반드시 기억해야 하는 것은 EKP는 ‘기업과 조직의 경쟁력 강화를 위해 사용되는 도구’라는 것이다. EKP가 엔터프라이즈2.0, UC와 같은 최신의 기술 트렌드를 적극적으로 반영하는 이유 역시 EKP라는 도구를 보다 손쉽고 친숙하게 사용할 수 있도록 하기 위해서다.
EKP는 그룹웨어, EDMS, KMS와 같이 사용자들이 가장 많이 사용하면서 기업과 조직을 움직이는 동맥이라고 할 수 있는 정보계 솔루션들을 통합하고 융합한 것이다. 따라서, EKP는 ▲최신의 기술 트렌드를 통해 보다 쉽고 친숙하게 사용자에게 다가가야 하며 ▲사용자 중심의 패러다임을 반영하고 ▲관리와 유지 보수 및 확장성이 용이한 플랫폼 기반이어야 하며 ▲ERP, CRM 등과 같은 기간계 시스템과 정보계 시스템간의 손쉬운 연동 방안을 갖추고 있어야 하며 ▲표준화 및 다양한 산업군의 업무를 한국화하면서 축적한 기술과 산업/업무의 노하우를 반영하고 있어야 한다.
많은 사람들은 EKP와 같은 경영 및 업무 혁신을 위한 IT 도구가 발달되고 도입되면 그 만큼의 일자리가 줄어들 것이라고 생각한다. 하지만 이것은 현재 수행하고 있는 업무 환경을 제대로 이해하지 못하기 때문이다. 현재 수행되고 있는 업무의 80%는 그냥 버려지는 시간이다. 그 80%의 버려지는 시간 때문에 겪게 되는 업무 혼선, 업무 지연을 생각한다면, EKP는 오히려 보다 더 즐거운 일터를 제시하고 있다는 것을 알게 된다.
EKP의 도입 효과를 아주 쉽게 말한다면 “출근시간처럼 퇴근도 정해진 시간에 정확하게 할 수 있도록 하면서, 생산성은 이전보다 더욱 향상되게 한다”는 것이다. |
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