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1990년대 중반 이후 기업 인트라넷 환경의 구축과 함께 개인 PC에 저장돼 있는 문서들을 중앙의 서버에 저장하고 활용하는 시스템을 도입하기 시작했다.
이렇게 구축된 문서 저장 솔루션은 기존 파일 공유 시스템을 대체하면서 개인 PC에 저장된 회사의 중요한 자료 및 문서를 서버로 옮겨오는 역할을 했지만, 기존 업무와의 연계 및 이를 뒷받침하는 프로세스 지원 체계의 부족으로 문서와 관련된 만족스런 사용자 경험(UX)을 제공하지는 못했다.
이는 곧 기업이 추구하는 목표 달성 및 구성원의 경쟁력 향상으로 이어지기에는 미흡했다. 기존의 문서관리시스템이 문서의 수집에만 치중했을 뿐 문서를 다루는 기업의 환경 및 구성원의 요구는 고려하지 못했기 때문이다.
2세대 문서 중앙화의 특징은 문서를 중앙으로 모으는 것뿐만 아니라 문서를 둘러싸고 있는 조직 및 사용자의 환경을 고려한다는 점에서 기존 문서 관리와 차별화된다고 할 수 있다.
조직 및 사용자 환경의 관점에서 2세대 문서 중앙화를 위한 시스템 구축 시 고려해야 할 요소를 크게 프로세스(Process), 정책(Policy), 사용자(People), 장소(Place)로 구분할 수 있다.
◇ 프로세스(Process)= 프로세스는 문서를 단순히 업무의 결과물만 볼 것이 아니라, 문서가 생성되는 과정 및 활용, 폐기 등 전체 라이프 사이클 관점에서 바라보아야 한다는 것이다.
기존의 BPM이나 전자결재 시스템 등에서도 프로세스 수행 자원의 하나로 문서를 다뤘지만, 정형화된 결제 프로세스가 아닌 문서 자체의 독립적인 생성, 활용, 폐기를 관리하지는 못하므로 문서 관점에서 비정형화된 프로세스를 관리할 필요가 있다.
이러한 문서 협업 및 프로세스 모니터링을 통해 얻어지는 문서 별 처리 및 지연 시간, 기간별, 문서 유형별 생성 수 등의 데이터 분석 결과는 기존 BPM 또는 전자 결제의 범위를 벗어난 문서와 관련된 비정형 업무 프로세스 혁신의 기반을 제공한다.
◇ 정책(Policy)= 문서를 다루는 정책에는 시스템 구축 시 문서의 권한 및 관리 주체, 분류 체계, 로컬 자원에 대한 저장 허용 여부, 허용 범위, 사용자 교육 체계 등이 있다.
문서 보안의 경우, 시스템 내부 및 기타 전문 보안 솔루션과의 연계도 같이 고려해 통합 보안의 관점에서 바라봐야 한다. 이를 위해, 보안 설정, 로깅, 이력 추적, 로컬 디스크 저장 정책 등이 중앙에서 통제되고 관리돼야 하며, 회사 내의 백신 시스템, DRM 제품 등과 연계가 가능한지 체크해야 한다.
그리고 문서의 유통과정에서 조직 변경에 따른 문서 소유 권한의 이관 절차를 지원할 수 있는 프로세스와의 연관성도 고려해야 한다. 이것은 2세대 문서 중앙화를 위해서는 단순히 시스템 구축만 하면 되는 것이 아니라, 정책 수립 과정에서의 구성원 참여와 경영진의 의지가 뒷받침돼야 함을 의미한다.
◇ 사용자(People)= 사용자는 조직내의 사용자가 시스템을 편하게 사용할 수 있는 환경을 만들어 줄 수 있는 방법을 찾는 것이다. 사용자가 문서를 등록하기 가장 편한 환경은 파워포인트, 아래아 한글 등의 문서편집기에서 저장하는 것으로 시스템이 자동으로 서버에 저장하고, 유통시킬 수 있는 자동화 환경을 고려해야 한다.
이외에도 문서의 활용도를 높이기 위해, 미리 보기 등의 직관적인 UI와 전문 검색엔진과의 연계를 통한 유사 문서 검색, 태그 자동 추천 등 1세대와 차별화된 사용자 경험을 제공할 수 있도록 해야 한다. 최종 시스템의 성공 여부를 결정짓는 것은 시스템을 사용하는 사용자의 만족도이다.
◇ 장소(Place)= 장소는 시스템을 사용하는 혹은 구동되는 환경을 고려해야 함을 의미한다. 과거 기업 내 웹 기반 시스템의 클라이언트 구동 환경은 개인 PC의 인터넷 익스플로러만 고려해도 언제 어디서나 사용할 수 있는 시스템을 구축할 수 있었다. 하지만 최근 다양한 모바일 컨버전스 기기의 등장으로 문서를 등록하고 조회하는 행위는 단순히 PC에 머물지 않고 스마트폰, 태블릿 기기로 확장되고 있다.
다양한 디바이스 상에서 접근성을 보장하기 위해 구축되는 웹 화면은 액티브X 등 특정 브라우저를 배제한 웹 표준을 따르고 있는지 고려해야 하며, 서버측의 아키텍쳐도 폐쇄적인 시스템이 아니라, 서비스 지향의 오픈 프레임워크 등을 활용해 향후 서버 기반 또는 클라우드 컴퓨팅 환경으로 확장 가능한지 체크해야 한다.
이상과 같은 네 가지 요소는 독립적인 고려대상이 아니라, 서로 연관되고 유기적인 관계에서 통합적으로 고려돼야 한다. 즉 성공적인 시스템 구축을 위해서는 기업 내의 구성원(People)이 어떠한 프로세스(Process) 상에서 어떤 정책(Policy)을 가지고 어떤 디바이스(Place)에서 문서를 사용하고 관리하는 가에 대한 명확한 시나리오를 수립하고, 이를 지원할 수 있는 시스템을 검토해야 한다.
사이버다임 ‘데스티니 ECM(Destiny ECM)’과 같은 전문화된 ECM 솔루션은 문서 협업을 지원하는 통합리파지토리 엔진으로, 상기 언급한 환경적 요소를 고려해 문서 협업 기능, 다양한 보안 정책, 문서 자동 저장, 멀티 디바이스 지원 등 2세대 문서 중앙화를 위한 핵심적인 기능을 제공한다. 이로써 기업의 경쟁력 향상과 내부 조직원의 만족도를 높일 수 있는 문서 사용 환경을 제공할 수 있다.
김성주 사이버다임 첨단통합기술연구소 부장 sjkim@cyberdigm.co.kr |
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