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삼우종합건축사사무소는 사이버다임의 ‘데스티니 ECM(Destiny ECM:V)’을 도입, 전사 콘텐츠를 보다 효과적으로 관리, 활용할 수 있는 시스템을 구현했다. ‘데이터뱅크’로 명명된 이 시스템은 기존 ‘디자인뱅크’라는 이름으로 설계 산출물을 저장하는 EDMS(Enterprise Document Management System)를 더욱 확장한 것으로, 설계 자료, 프로젝트 자료, 이미지 자료 뿐 아니라 삼우종합건축사사무소가 진행한 국내외 프로젝트와 관련된 모든 정보성 데이터를 모두 저장, 관리하는 시스템이다. 특히 삼우종합건축사사무소가 사용 중인 그룹웨어의 결재 문서까지 포괄하고, 통합검색 엔진을 연동, 데이터 통합 관리와 함께 지식 관리까지 가능하도록 했다는 점에서 주목된다. <편집자>
삼우종합건축사사무소는 1976년에 설립돼 건축에 대한 열정과 믿음, 그리고 건축주의 신뢰를 바탕으로 꾸준히 성장, 우리나라의 대표적인 건축사사무소로 발전해 왔다. 삼우종합건축사사무소의 영역은 비단 국내에만 국한되지 않는다. 서울 본사 이외에도 뉴욕, UAE, 카타르, 베트남, 베이징에 지사를 설립, 운영하면서 글로벌 건축사사무소로서의 위상을 과시하고 있다.
삼우종합건축사사무소의 성장과 경쟁력은 미국 ENR의 ‘Top 150 Global Design Firms’ 선정, 영국 빌딩디자인(Building Design)의 ‘World Architecture Top 100’ 중 아시아 2위, 전세계 8위로 선정된 것에서도 드러난다. 또 세계 3대 디자인상으로 꼽히는 레드닷디자인어워드를 수상하는 등 삼우종합건축사사무소는 세계 유수의 기업과 경쟁하는 글로벌 디자인 기업으로 인정받고 있다.
‘데스티니 ECM’ 도입, 데이터뱅크 완성
건축설계는 물론 실내설계, 엔지니어링, 도시설계 등 다양한 설계 디자인 분야에서 1000여명 이상의 전문인력이 근무하는 대형 디자인 기업으로 삼우종합건축사사무소는 수많은 설계 산출물에 대한 관리가 핵심 과제로 부각됐다. 디자인 기업으로 회사의 지식 자산이라고 할 수 있는 설계 산출물을 보다 효과적으로 관리하고, 활용으로써 생산성을 한층 높일 수 있기 때문이다.
이러한 과제 해결을 위해 삼우종합건축사사무소는 ‘디자인뱅크’라는 이름으로 설계 산출물을 저장하는 EDMS(Enterprise Document Management System)를 구축해 활용해 왔다. 하지만 데이터가 증가하고, 설계 도면, 이미지 등 설계 산출물 뿐 아니라 업무 문서를 비롯해 다양한 국내외 프로젝트 진행 과정에서 축적되는 정보 데이터를 통합 저장함으로써 더욱 향상된 데이터 관리는 물론, 한층 업그레이드된 지식관리 효과까지 꾀하기 위해 EDMS 확장에 나서게 됐다.
이덕원 삼우종합건축사사무소 경영전략실장은 “기존에 디자인뱅크라는 이름으로 EDMS를 갖추고 있었지만, 설계 산출물에 국한돼 쓰임새가 제한적이었다”며 “이에 전사 정보 데이터의 생성부터 조회, 폐기에 이르는 라이프사이클에 맞춘 데이터 관리를 위해 ECM 도입을 진행했다”고 밝혔다.
삼우종합건축사사무소가 EDMS의 ECM 확장을 위해 선택한 솔루션은 사이버다임의 ‘데스티니 ECM:V’다. 사이버다임의 데스티니 ECM은 업무 산출물만 관리하던 여타의 ECM과 달리 협업 이력까지 제공해 저장된 콘텐츠의 보다 효과적인 활용을 보장하는 ECM 솔루션이다. 단순한 콘텐츠의 분류/관리를 넘어 협업 이력 등 보다 포괄적인 지식관리까지 가능하도록 하는 것이다.
삼우종합건축사사무소는 콘텐츠의 분류/관리뿐 아니라 히스토리 관리를 통해 지식관리로의 확산이 가능한 점에 주목, 데스티니 ECM을 디자인뱅크를 확장한 데이터뱅크 솔루션으로 선택했다. 단순한 파일 관리가 아닌 국내외의 다양한 수행 프로젝트와 프로젝트 관련 데이터를 기반으로 한 지식 관리 측면까지 고려했기에 KMS로 활용이 가능한 사이버다임의 데스티니 ECM을 선정한 것이다.
이덕원 실장은 “프로젝트 베이스로 모든 정보 데이터를 관리할 뿐 아니라 검색엔진을 활용한 활용도 증가 등에 초점을 맞췄기에 데스티니 ECM을 최적의 솔루션으로 결론내렸다”며 “특히 현업의 요구사항을 적극 수용해 상당한 커스터마이징이 요구됐는데, 데스티니 ECM 솔루션은 다양한 방식의 커스터마이징을 지원했을 뿐 아니라 사이버다임은 요구사항 수용이 불가능할 경우 2차적 대안을 제시하는 등 유연한 대응력을 보였다”고 전했다.
협업 강화·지식관리 활용으로 경쟁력 ‘업그레이드’
삼우종합건축사사무소 데이터뱅크의 특징은 콘텐츠의 단순한 관리를 넘어 협업과 지식관리까지 지원해 업무 활용도를 높였다는 점이다. 이를 위해 삼우종합건축사사무소는 시스템 선정부터 실제 시스템을 사용하게 될 현업 부서를 솔루션 선정 작업에 참여시켰을 뿐 아니라 데이터뱅크의 다양한 요소를 현업 요구에 맞춰 구성함으로써 활용도를 높였다. 사이버다임도 데스티니 ECM과 함께 지식관리시스템인 ‘데스티니 KMS:IV’를 함께 구축해 이를 지원했다.
이 실장은 “데이터뱅크는 150여개 이상의 현업 요구사항이 반영돼 오픈됐다”며 “여기에 검색 기능을 적극적으로 활용함으로써 관리자 편의성만을 높이는 데이터 관리가 아닌 현업 사용자의 업무 수행을 지원하는 시스템으로 삼우종합건축사사무소의 경쟁력 향상에 일조하는 시스템이 됐다”고 말했다.
예를 들어 삼우종합건축사사무소는 기존 첨부파일의 인덱스만 검색할 수 있었지만, 데스티니 ECM 기반의 데이터뱅크는 프로젝트와 관련된 모든 데이터 중 조회 가능한 부분을 모두 별도의 인덱스 컬렉션으로 만들어 더 많은 지식 정보를 편리하게 찾아 활용할 수 있게 했다.
일괄 배치 등록, 이미지 썸네일, 일괄 다운로드 등의 기능을 적용해 사용 편의성을 향상시킨 점도 눈에 띈다. 기존에는 각각의 파일을 개별 업로드해야 해 100개의 파일을 업로드하기 위해서는 100번의 작업이 필요해 시스템 활용의 걸림돌로 작용했다. 하지만 일괄 배치 등록 기능으로 한 번의 작업으로 대량의 파일을 손쉽게 업로드 할 수 있게 되고, 전송 오류 시에도 시스템 활용도가 한층 높아졌다.
이덕원 실장은 “데스티니ECM 도입으로, 전사 콘텐츠를 효율적으로 관리할 수 있음은 물론 검색엔진과 연동해 콘텐츠의 단순 저장이 아닌 업무 수행에 있어 효과적으로 재활용될 수 있도록 했다”며 “데이터뱅크는 그룹웨어의 결재문서, 업무 공용문서 등까지 포괄함으로써 삼우건축사무소의 모든 데이터를 통합 관리하고, 노하우와 지식에 대한 자유롭고 체계적인 공유로 생산성을 향상시키는 핵심 업무 시스템으로 발전했다”고 강조했다.
삼우종합건축사사무소의 데이터뱅크는 2012년 구축됐다. 상당 기간 도입, 활용된 시스템이지만, 만족도는 매우 높은 편이다. 업무 진행 과정에서 과거 수행됐던 프로젝트를 빠르게 검색, 활용할 수 있어 생산성 향상에 기여할 뿐 아니라 편리한 사용법으로 이용률 또한 높기 때문이다.
삼우종합건축사사무소는 시스템 운용과정에서 드러나는 개선사항, 새로운 기술 대응 등을 위한 추가적인 개발 요청을 진행하고 있는데, 이에 대해 구축 파트너인 사이버다임이 이어지는 새로운 개발 요청에도 적극 대응한 점도 만족도 향상의 요소다. 이를 통해 지속적으로 데이터뱅크 시스템을 개선한 점도 만족도 향상의 주요 요소로 꼽을 수 있다.
정보보안 등 관리 고도화 추진
삼우종합건축사사무소는 데이터뱅크의 기능과 성능에 크게 만족하고 있는 상황이기에 기존 시스템을 보완하면서 ECM 고도화를 추진할 계획이다. 가장 먼저 관심을 두고 있는 부분은 검색 부분이다.
데이터뱅크에 모든 정보 데이터가 저장됨에 따라 검색 시 과다한 결과 산출로 불편을 주는 부분이 존재하기 때문이다. 따라서 차세대 ECM 고도화 프로젝트에서는 검색엔진의 정확도를 한층 높여 보다 편리한 이용을 지원할 계획이다.
정보보안 강화도 초점이다. 기본적으로 데스티니 ECM이 보안 기능을 제공하고 있지만, 문서중앙화, DRM 등의 암호화 도입으로 정보보안 수준을 한층 높인다는 계획이다. 삼우종합건축사사무소의 핵심 정보 자산이 결집된 데이터뱅크의 보안성을 높여 지식 자산을 보호하겠다는 계획이다.
삼우종합건축사사무소는 일찍부터 IT를 적극 활용해 성장의 발판으로 삼아온 역사가 있다. 건출설계에서 CAD 등이 도입되지 않았던 시절부터 별도의 전산조직이 존재했으며, 설계 툴 등을 직접 제작해 활용하는 등 IT를 활용한 설계 고도화와 지적 자산 확보에 나선 전력이 존재한다. 이는 20여개 이상의 저작권 등록 솔루션을 갖고 있다는 점에서도 나타난다.
현재도 ECM 외에도 전자구매시스템 등을 선도적으로 도입, 활용하고 있으며, 본사의 한층을 전자도서관으로 꾸며 업무와 관련된 연구서적들을 비치함으로써 임직원 개인의 발전과 회사의 역량 확대를 추구하고 있다. 나아가 삼우종합건축사사무소는 IT가 실질적인 비즈니스와 융합될 수 있도록 하는 데에도 만전을 기울이고 있다. 이는 ECM에 있어서도 현업 사용자를 운영 책임자로 임명해 현장의 목소리를 시스템에 구현되게 하고 있다는 점에서도 드러난다.
삼우종합건축사사무소는 앞으로도 첨단 IT 기술 도입에 적극 나서 정보화 시대에 글로벌 디자인 기업으로 자리매김하는 동력으로 삼을 계획이다. |
hyun@datanet.co.kr
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